Warexo erlaubt Ihnen einen einfache Export aller Steuerrelevanten Buchungs- und Bewegungsdaten im DATEV pro Format. Bitte beachten Sie dass die Exporte für DATEV Pro und nicht für DATEV Unternehmen Online oder andere Softwarelösungen zugeschnitten sind.
Plugin Einstellungen
Wählen Sie das DATEV Exporter Plugin in Warexo unter Systemverwaltung => Plugins
Format
Sie haben die Wahl ob das alte Datev ASCII Format oder das neue offizielle Datev Daten Format exportiert werden soll, wenn Sie oder ihr Steuerberater mit einem Datev Programm arbeiten wählen Sie das neue Format 510. Wenn Sie ein anderes Programm verwenden lesen Sie bitte in der Anleitung des Programms nach welches Format Sie benötigen.
Versandkosten extra ausweisen
Wenn aktiviert werden die Versandkosten in einer separaten Buchungsreihe ausgegeben. Ansonsten werden die Versandkosten und der Bestellwert in einer Buchungsreihe geführt.
Exportdateien für jeden Steuersatz extra erstellen (veraltet)
Wenn aktiviert wird für jeden Steuersatz eine Exportdatei erstellt, ansonsten werden Buchungen für alle Steuersätze in einer Datei ausgegeben. Diese Option ist mit dem neuen Datev Format nicht mehr notwendig.
Rechnungsnummer für bezahlte Bestellungen ohne Rechnungsnummer vergeben
Wenn Sie den Export anstoßen und es existiert eine bezahlte Bestellung ohne Rechnungsnummer innerhalb der Exportdaten wird die Rechnungsnummer vorher automatisch vergeben.
Nicht bezahlte Bestellungen mit vergebener Rechnungsnummer verbuchen
Erzeugt auch für nicht als bezahlt markierte Aufträge eine Buchungsreihe wenn diese eine Rechnungsnnummer besitzen
Gegenkonto Gutscheine
Wenn Sie Gutscheine zum Verkauf anbieten werden die Umsätze auf diesen Zwischenkonto verbucht. Hilft dabei den Wert noch nicht eingelöster Gutscheine im Auge zu behalten.
Mahngebühren Gegenkonto
Separates Gegenkonto für Mahngebühren.
Globale Konten
Es folgen einige globale Konten die für den Export notwendig sind, die Standardkonten für SKR03 und SKR04 sind mit aufgeführt. Entnehmen Sie die Kontennummern bitte Ihrem jeweiligen Kontenplan.
Verrechnungskonto erhalt. Anzahl. bei Buchung über Debitorenkonto
SKR03: 2650, SKR04: 7100
Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
SKR03: 1600, SKR04: 3300
Konto Bezugsnebenkosten
SKR03: 3800, SKR04: 5800
Konto Erhaltene Skonti
SKR03: 3730, SKR04: 5730
Konto Gewährte Skonti
SKR03: 8730, SKR04: 4730
Konto Nebenkosten des Geldverkehrs
SKR03: 9965, SKR04: 6855
Konto Verkaufsprovisionen
SKR03: 4760, SKR04: 6770
Konto Sonstige Erträge unregelmäßig (Kassendifferenz)
SKR03: 2709, SKR04: 4839
Konto Sonstige Aufwendungen unregelmäßig (Kassendifferenz)
SKR03: 2309, SKR04: 6969
Weitere Optionen
Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge getrennt verbuchen (Debitorenkonten von Kunden werden benutzt)
Trennt Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge in separate Buchungsreihen auf
Alle Zusatzkosten extra ausweisen
Zusatzkosten werden separat als Buchungsreihe ausgegeben
Bestellpositionen extra ausweisen
Für jede Bestellposition wird eine Buchungsreihe ausgegeben
Debitorennummern automatisch vergeben
Wenn keine Debitorennummer existiert wird automatisch eine vergeben wenn nötig
Offene Verbindlichkeiten verbuchen
Verbindlichkeiten werden auch dann als Buchungsreihe ausgegeben wenn diese noch offen sind
Positionen bei den Verbindlichkeiten extra ausweisen
Für jede Position einer Verbindlichkeit wird eine Buchungsreihe ausgegeben
Kreditorennummern automatisch vergeben
Wenn keine Kreditorennummer existiert wird automatisch eine vergeben wenn nötig
Eingangsrechnungen/Gutschriften und Zahlungsausgänge getrennt verbuchen (Kreditorenkonto wird benutzt)
Trennt Eingangsrechnungen und Zahlungsausgänge in separate Buchungsreihen auf
Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge aus unterschiedlichen Datumsbereichen getrennt verbuchen
Trennt Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge in separate Buchungsreihen auf wenn Sie ein unterschiedliches Datum aufweisen
Fehler bei Diskrepanzen in Buchungssätzen auslösen
Es wird eine Fehlermeldung beim Datev Export ausgegeben falls die Buchungen unlogisch sind
Umsätze mit Privatpersonen im EU-Ausland: Lieferland exportieren
Gibt das Lieferland mit aus wenn Umsätze mit Privatpersonen im EU-Ausland gebucht werden
Optionen für Belegfelder in der Export Datei
Mit den folgenden Optionen können Sie die Variablen Belegfelder der Datev Export Datei beeinflussen.
Belegfeld 1 / 2
Hier können Sie festlegen was genau in Belegfeld 1 und 2 ausgegeben wird
DATEV-Mandant (5-stellige Nummer)
Ihre Datev Mandantennummer, wird im neuen Datev Format verwendet
Berater (5-stellige Nummer)
Ihre Datev Beraternummer, wird im neuen Datev Format verwendet
Sachkontennummernlänge (für die Belegendatei)
Länge der Sachkontennummern für Belege
Sachkontennummernlänge (für die Kundendatei)
Länge der Sachkontennummern für Kunden
Beleginfo – Art 1 – 8
Bestimmt was im Beleginfo Art 1 bis 8 Feld geschrieben wird
Beleginfo – Inhalt 1 – 8
Bestimmt was im Beleginfo Inhalt 1 bis 8 Feld geschrieben wird
Beleginfo – Inhalt 1 – 8 (benutzerdef.)
Bestimmt was im Beleginfo Art 1 bis 8 Feld geschrieben wird, in diesem Feld kann twig verwendet werden um dynamische Daten auszugeben.
Zusatzinformation – Art 1 – 5
Bestimmt was im Zusatzinformation Art 1 bis 5 Feld geschrieben wird
Zusatzinformation – Inhalt 1 – 5
Bestimmt was im Zusatzinformation Inhalt 1 bis 5 Feld geschrieben wird
Debitorenkonten festlegen
Zu jeder Zahlungsart wird ein Debitorenkonto benötigt damit eine Buchungsreihe zu DATEV exportiert werden kann. Sie können für verschiedene Zahlungsarten das gleiche Debitorenkonto hinterlegen.
Bearbeiten Sie hierzu die jeweilige Zahlungsart über “Einstellungen” => “Zahlungsarten” Im Bildschirm der Zahlungsart können Sie im Bereich “Extra Felder” das Konto in das Feld “Datev Konto (Debitorenkonto)” eintragen.
Erlöskonten festlegen
Jeder eingegangene Umsatz wird vom Exporter für Sie auf dem zugehörigen Erlöskonto vorkontiert. Da sich die einzelnen Konten im Normalfall auf den für den Artikel zugehörigen Steuersatz beziehen werden die Konten bei den Steuersätzen hinterlegt.
Öffnen Sie den Menüpunkt “Einstellungen” => “Steuersätze” – im Bereich “Datev” haben Sie die Möglichkeit die einzelnen notwendigen Erlöskonten für die verschiedenen Konstellationen einzutragen. Wir raten dazu Ihren Steuerberater zu diesen Einstellungen zu Rate zu ziehen damit die einzelnen Buchungen später auf den richtigen Konten landen.
Artikelspezifische Konten
Falls bestimmte Artikel in Ihrem Sortiment nicht unter die oben stehenden Konten fallen können Sie diese für jeden Artikel speziell bestimmen. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie im einzelnen Artikel im Menü “Produkte” => “Produktliste” im Bereich “Datev”.
Buchungssätze kontrollieren
Die einzelnen Buchungssätze die für einen Auftrag generiert werden können Sie jederzeit direkt in der Auftragsbearbeitung unter “Warenausgang” = “Aufträge” im Bereich “Datev Buchung” kontrollieren. Beachten Sie bitte das die Buchung nur eine Vorschau ist, es werden nur relevante Daten exportiert. Siehe dazu “Daten exportieren” weiter unten.
Daten Exportieren
Um die generierten Daten im regelmäßigen Abstand Ihrem Steuerberater zur Verfügung zu stellen gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie die Auftragsbearbeitung über den Menüpunkt “Warenausgang” => “Aufträge” auf
- Unter der Auftragsliste befindet sich der Punkt “Datev Export”
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus dem Sie Buchungen generieren möchten
- Klicken Sie auf “Exportieren”
Sie erhalten ein .zip Archiv das verschiedene Dateien enthält. Je nach Einstellungen erhalten Sie folgende Dateien:
datev_artikel_XX.xml
Die für den DATEV ASCII Import vorbereiteten Artikeldaten für die Artikel die in der gewählten Periode gekauft wurden im XML Format.
datev_belege_XX.xml
Die für den DATEV ASCII Import vorbereiteten Belege aus der gewählten Periode im XML Format.
datev_kunden_XX.xml
Die für den DATEV ASCII Import vorbereiteten Kundendaten für die Kunden die in der gewählten Periode Artikel gekauft haben im XML Format.
datev_belege_XX.csv
Die für den DATEV ASCII Import vorbereiteten Belege aus der gewählten Periode im CSV Format.
datev_kunden_XX.csv
Die für den DATEV ASCII Import vorbereiteten Kundendaten für die Kunden die in der gewählten Periode Artikel gekauft haben im CSV Format.